Trykk enter for å søke

Hvordan jobbe effektivt når alle har hjemmekontor?

Godt Sagt AS

De siste ukene har vi virkelig fått testet tilpasningsdyktigheten vår, etter at hverdagen plutselig ble snudd på hodet og alle måtte begynne å jobbe hjemmefra. Heldigvis er det fullt mulig å arbeide effektivt og samarbeide godt digitalt. Dette innlegget gir deg et innblikk i hvordan vi i Godt Sagt arbeider fra hverandre, men allikevel sammen – på en relativt enkelt måte.

Verktøy til internkommunikasjon og prosjektarbeid:

💬 Slack:
O, store Slack! Hjemmekontorets aller beste venn – her finner vi kollegene våre til alle døgnets tider, sånn nesten i alle fall. Slack fungerer utmerket til direktemeldinger én-til-én, én-til-flere eller til store og små samtaler og diskusjoner i dedikerte tema- og team-kanaler. For eksempel har vi opprettet en egen kanal ved navn #Koronakontor, der vi deler små og store gleder i hjemmekontor-hverdagen – da savner vi kaffepraten og samtalene rundt lunsjbordet litt mindre. Og flere av teamene jobber ekstra effektivt ved å holde løpende dialog i egne Slack-kanaler, en god løsning når vi plutselig ikke bare kan komme bortom kontorplassen til hverandre lenger.

Slack har også innebygde video-/ringemuligheter, og er perfekt når du trenger raske avklaringer for å komme effektivt videre i prosjekter. Kanalene på Slack er også utrolig praktiske når vi i tillegg skal kommunisere med utviklere som sitter i andre land.

🎥 Google Hangouts:
Google Hangouts er hjemmekontorets aller beste venn nummer 2! Vi er vant til at møter av og til må kjøres via nett, men vi innrømmer at det alltid har føltes litt merkelig når man ikke får snakket sånn ordentlig face2face. Er det ikke rart hvordan det plutselig føles helt naturlig? Nå skjer alt av møter via video, og det fungerer utmerket med Hangouts. Videomøter er også ypperlig til en liten digital fredagspils med kollegaene 🍻 Eller hva med å kjøre en rask Kahoot slik at lattermusklene får kjørt seg, nå som vi ikke har anledning til å være så fysisk sosiale utenfor arbeidstid? I Hangouts kan du enkelt snakke med mange kollegaer om gangen, men husk hodetelefoner – da slipper du ekko. Google har forresten utvidet GSuite Business for anledningen, slik at de som har bedriftspakken nå kan ha inntil hele 250 deltakere i samme videokonferanse i Hangouts, direkteoverføre for opptil 100 000 seere på domenet sitt og lagre opptak på disk som kan deles med de som ikke kan delta (hvis du trenger å komme i gang med GSuite kan kari@godtsagt.no hjelpe deg raskt, bare å gi en lyd).

🗞Workplace, aka. Facebook for bedrifter:
Workplace er verktøyet som gjør at vi kan poste oppdateringer, sende direktemeldinger, dele og diskutere i grupper og effektivt informere alle om ting som skjer. Det er rett og slett genialt som intranett, og siden det er eid av Facebook og ser nesten helt likt ut, skjønner alle hvordan det fungerer. Her live-streamer vi også vårt ukentlige mandagsmøte, og seerne kan kommentere underveis i streamingen og få raske avklaringer, til tross for at man ikke befinner seg i samme møterom.

📝 Asana:
I Godt Sagt bruker vi Asana til oppgavedelegering og prosjektstyring. Det kan også brukes for å kommunisere med kunder og samarbeidspartnere om hvordan vi ligger an på små og store oppgaver, flere av kundene våre er fra før av inne i Asana og kjenner godt til fordelene med det. Blant annet gir det mulighet til å enkelt legge opp oppgaver direkte til oss, noe vi syns er ekstra praktisk. Det effektiviserer administrasjonen av prosjekter veldig, og vi kan føre dialog og status på alle små ting som skjer fortløpende, uten å måtte sende så utrolig mye mail.

🤓 Atlassian:
Atlassian er kanskje mest kjent for sin utmerkede måte å strømlinjeforme oppgaveflyten inn til utviklere. I Atlassian-universet benytter vi oss av både Jira, Confluence og Bitbucket. Vi bruker det hovedsakelig til å ha oversikt over tekniske prosjekter, oppgavestrøm, kildekode, kommunikasjon av oppgaver og oppfølging. I tillegg er dette vår find-every-technical-bit-you-need med all informasjon om servere og interne prosesser tilgjengelig for alle. Utviklerne våre lever og ånder for at Atlassian til enhver tid er oppdatert med riktig informasjon, slik at prosjektene kan gå så smooth som mulig.

👯‍♀️ Google Drive / Google Disk
Hvorfor ikke skrive tilbud i sanntid sammen, eller jobbe på en presentasjon hjemmefra to stykker i stedet for én og én? Vi i Godt Sagt har alltid felles tilgang til filsystemet vårt i Google Disk, uansett hvor vi måtte befinne oss. Det gjør det kjempelett å opprette, finne og dele filer med både kollegaer og kunder, slik at vi slipper å lure på hvor siste versjon av dokumentet egentlig ble av. Sytalaust samarbeid for alle!

Fleksibel timeplan og hjemmeskole

Fordi vi vet at det er mange foreldre der ute med små barn og som i tillegg skal prøve å klokke inn en full arbeidsdag, vil vi gi deg noen tips om hvordan du kan komme deg gjennom dagene på hjemmekontoret med kids:

1. Idealismen ut døra

Dette er ikke tiden for å være streng på skjermtiden. iPaden gjør det mulig å få jobbet litt her og der og delta i videomøter uten oppmerksomhetssyke barn på fanget.

2. La dem leke ute i friluft

Lad opp laptopen og ta med ungene ut på lekeplassen. Eller jobb fra mobilen – det er faktisk imponerende mye arbeid man får gjort med mobilen. Litt frisk luft er også bra for deg, og vil senke stressnivået flere hakk.

3. La kreativiteten flyte!

Finn frem tegnesaker, papir, lim og saks! Bare se på bildet under hvordan vår rådgiver Eeva-Leena lar barna utfolde seg fritt for å få ti minutter uforstyrret arbeidstid – og ja, du må regne med litt rot. Oppryddingen kan du ta med et glass vin samtidig som du deltar på fredagspils via Hangouts (snakker av erfaring).

4. Bruk familie og venner!

La barna facetime bestemor for å lese leksa – eller kanskje bestemor kan lese litt for ungen?

5. Ha videokonferanse for kidsa også

Leketreff via videokonferanse? Litt online-herjing er godt for både store og små!

Gi deg selv litt slack i denne strevsomme tida!

Det er fort gjort at omtrent hele døgnet går med til å tenke jobb når man føler at man aldri får jobbet så konsentrert som man er vant til på kontoret. Husk at kroppen trenger hvile og restitusjon – spesielt i en situasjon som denne. Så husk å ta en pause på hjemmekontoret, ta deg en kopp med kaffe og lag noe godt til lunsj. Gå en tur med hunden eller ungene, eller bare helt alene hvis du kan. Det er også viktig å endre sittestilling slik at ikke kroppen stivner i bananform fordi du har jobbet altfor mye i sofakroken. Vi håper dette kan gi deg litt ekstra motivasjon til å klare deg gjennom de neste ukene med hjemmekontor – sammen er vi så innmari sterke og dette skal gå bra.

Ta gjerne kontakt for flere tips til effektive digitale verktøy eller for å starte et digitalt samarbeidsprosjekt med oss.